Доказани са от практиката и ако ги използвате, по-добре и по-бързо ще се справяте със задачите си
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Претрупаните сте със задачи. Ту една подхванете, ту я оставите заради друга. Ту съобщение на компютъра отворите, ту смартфонът ви настоява да го погледнете. Да, ще се наложи да работите и след края на работното време. И няма да ви е за първи ден.
Наистина ли сте толкова претрупани със задачи, или зле управлявате продуктивността си? Може би е второто. И знак за това е например, че се разконцентрирате заради смартфона. Нали не сте лекар на спешно повикване, защо веднага му обръщате внимание.
Средностатистическият човек докосва телефона си 2617 пъти на ден. Повечето пъти това му е безполезно, особено пък за работата. А е дупка, през която изтичат концентрацията и времето му. Изключването на известията е доказан начин да намалите разсейването и да бъдете по-продуктивни, твърдят специалистите.
Ако не можете за постоянно, докато сте на работа, отървете се от прекъсвания заради имейли, текстови съобщения и известия в социалните медии поне за времето, което сте отредили на важната задача. Като го направите няколко пъти, ще си дадете сметка, че нищо съществено не пропускате. А увеличавате продуктивността си и си спестявате допълнителни часове работа.
Не мислете, че служебната поща в никакъв случай не бива да игнорирате. Не бива за дълго, но колко от съобщенията в нея изискват веднага да ги видите. Вероятно нищо няма да се случи, ако почакат час - час и половина, за да не се разконцентрирате.
Това е максималното време, през което да се фокусирате напълно върху задачата си. После трябва да спрете и да направите почивка. Именно тогава за няколко минути си прегледайте съобщенията. После наистина си починете, като станете и се раздвижите.
Изключете мозъка си и го оставете да се презареди, защото часове работа без прекъсване са убиец за производителността. Губите фокус и без нужда работите по-дълго, отколкото ако сте се отморили.
Точно това правете - чести кратки, но пълни почивки, вместо уж да се зареждате с енергия, като пиете кафе на бюрото си - и ще усетите как повишавате ефективността си.
С подхващането и изоставянето на задачи също демонстрирате лош мениджмънт на времето. Понякога наистина се налага. Понякога причината е в шефа и останалите от екипа, които ви прекъсват. Но все пак помислете дали не сте неорганизирани по собствена воля.
Липсата на график е черна дупка за продуктивността ви. Като имате много задачи, а не сте планирали коя кога и за колко време ще вършите, никога няма да успеете.
Ако е възможно, направете си график още в края на предишния работен ден. Ако е невъзможно така, сутринта планирайте какво трябва да свършите през деня. Постарайте се да е подробно, за да не се окаже, че някакви елементи ви изяждат времето и още до обед вече сте изостанали.
Графикът ви принуждава да се сблъскате с реалността - колко време имате, колко задачи и колко ще ви отнеме да свършите всяка. Като го направите, ще можете и да ги подредите по важност и спешност. След това го спазвайте, не се хвърляйте от една на друга.
Ще сте по-продуктивни, ако подредите така нещата, че да работите сутринта с пълен фокус и интензивност по най-трудната и важна задача. Все пак силите ви са повече в началото на деня.
Старайте се да се концентрирате върху една задача за 60-90 минути наведнъж и после си починете. Дали да е 60 или 90, зависи и от особеностите на това, което правите, и от вашите способности. Определете го според личния си капацитет за съсредоточаване,
креативност, издръжливост и т.н.
Познавате мозъка си, така че е индивидуално решение и дали след почивката да смените задача, когато имате много, все еднакво важни и спешни. Може да не обичате да започвате друго, докато не свършите едно. Може да сте от онези, които се уморяват от еднообразието и след като приключат с даден етап от задача, са по-продуктивни, ако се заемат с друга.
Това също трябва да е предвидено в графика ви. Иначе сте движени от спонтанни желания, а не от обмислени цели.
Експертите по тайм мениджмънт препоръчват да забравите израза "Работя по няколко задачи едновременно". Това е невъзможно на практика и ако се опитате, ще се провалите. Глупаво е в един и същи момент да говорите по телефона и да четете нещо съвсем друго, несвързано с разговора. Просто си разпределяте задачите и отдавайте цялото си внимание на тази, с която се занимавате.
------ Методът 3-3-3
Предлага го Оливър Бъркман, автор на бестселъри и на колонка за психология в британския вестник "Гардиън", наречена скромно "Тази колонка ще промени начина ви на живот".
Методът 3-3-3 на Бъркман включва:
- Прекарвам по три часа в работа по задача, която оценявам като най-важна, като първо си определям конкретна цел за напредък и се стремя да я постигна в рамките на деня.
- Изпълнявам три по-лесни и кратки задачи. Тук включвам обажданията, изпращанията на имейли и бизнес срещите.
- Отделям време за три "дейности по поддръжка". Това са неща, които правя всекидневно, за да върви животът ми в желания от мен ритъм (като например фитнес).
Неговият метод 3-3-3 не е необходимо да бъде изпълняван едно към едно. Това са базови насоки. "Може да си създадете собствени 3-3-3. Важни са не детайлите, а принципите, върху който се основава методът. Не се колебайте да го персонализирате, така че да отговаря на вашите специфични нужди", казва Бъркман.
Методът му се основава на това, че заради биологичните ограничения човек не е в състояние да бъде фокусиран, креативен и продуктивен по една важна задача повече от 3 часа дори с почивки. Втората тройка не позволява на уж по-лесните задачи да се трупат. Третата го подтиква да разнообрази деня си и да се погрижи за тонуса си.
В "Точният човек" можете да прочетете още:
Как не се фукате, а информирате за потенциала си и постигате успех
Техники да понасяте колега комплексар
Ако постигнете невъзможното, шефът ще го добави към задълженията ви
Точно колко безделие в работно време помага на успеха
Трикове умно да искате увеличение на заплатата
Твърдата истина за 9 меки умения, които гарантират успех
Най-важната ви задача за професионален успех - управление на репутацията
Работата (не) е всичко. Но къде е в Аз-концепцията ви
"Това не може да стане" - сигнал за грешна настройка на ума, която бойкотира успеха
