Продуктивни сте, ако не делите задачите според (не)удоволствието, което доставят, а по спешност и важност
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Една стара мъдрост съветва, че ако сутринта изядете жаба, през останалото време ще се утешавате с мисълта, че нищо по-лошо няма да ви се случи този ден. Иначе казано, свършете веднага най-неприятната служебна задача. Ако я отложите, мисълта за нея ще ви напряга. Затова действайте - просто изяжте жабата, препоръчва бизнес консултантът Брайън Трейси.
Да свършите неприятната задача е един от елементите за успешно управление на работното време. Много хора се стараят да я избутат възможно по-назад, защото не им се захваща с нея. Но така си вредят двойно - хем рискуват да не я изпълнят качествено и в срок, хем мисълта, че им предстои нещо гадно, пречи на ефективността им в онова, с което са се заели.
Управлението на времето ви е правилно, ако не делите деловите си ангажименти според (не)удоволствието, което ще ви доставят, а според спешността и важността им. Това е единственият начин да не работите извънредно, да постигате успех и да напредвате в кариерата.
Специалистите казват да планирате задачите си, и то винаги писмено.
Списъкът пречи да се отклоните или поне ви става съвестно, като го направите. "Ако разчитаме само на паметта си, никога няма да разберем за какво изразходваме времето си", твърди Питър Дракър, един от известните теоретици на тайм мениджмънта.
Списъкът още през първия ден ще увеличи с 25% продуктивността ви, уверяват експертите.
Всяка вечер записвайте задачите за следващия ден и ще сте наясно с какво да започнете на сутринта. Всяка нова задача намествайте в списъка според важността и спешността й. И задрасквайте изпълненото. Това носи удовлетворение и зарежда с енергия.
Успешното планиране си има алгоритъм: от голямо към малко, от дългосрочно към краткосрочно. Срещу всяка задача отбелязвайте срока й за изпълнение.
Сложните разделяйте на подзадачи. От полза ще ви е т.нар. метод "дървото на решенията". Дървото е ключовата задача, а подзадачите, които водят към изпълнението й, са клоните. Продължете разклоняването, докато начинът за изпълнението на ключовата задача ви се изясни напълно.
Преди да се заемете с каквото и да било, си припомнете правилото 10/90. То гласи, че 10% от времето, изразходвано за планиране на задачата, ще икономиса 90% от времето за нейното разрешаване.
Най-главното е да определите приоритетите, изтъкват експертите. Когато сте наясно с нещата, които са важни за вас, вие автоматично ще разпознавате онези, които не са от особено голямо значение.
Конкретно за подреждането на задачите може да свърши работа методът АБВГД. Означава да дадете на всяка задача от списъка съответния приоритет.
Задачата, отбелязана с А, е най-важната и с най-сериозни последици в случай на неизпълнение.
Решаващо за успеха е да не се захващате със задача Б, докато не изпълните задача А, а за задача В, докато не изпълните Б и т.н. С буквата Д отбелязвайте най-несъществените задачи, които не влияят на нищо и могат да отпаднат от списъка.
За разпределяне на приоритетите във всяка група задачи използвайте и цифри, които да посочват последователността на изпълнение. Така най-важната задача ще бъде А1.
Времето никога не стига за всичко, но винаги е достатъчно за най-важното, гласи законът за принудителната ефективност в тайм мениджмънта. Затова се мобилизирайте и да заставяйте да свършите онова, което ще донесе най-добър резултат и от което ще имате най-голяма полза.
Правете само едно нещо в определен период от време. Ако го зарежете и после започнете да се връщате към него отново и отново, ще намалите своята ефективност 5 пъти.
Конкретни техники да класифицирате задачите си по важност и спешност, как да избегнете капаните на не-приоритетите - четете утре.
В "Точният човек" можете да прочетете още:
Наръчник за оцеляване с шеф "хронометър"
5 безполезни нагласи и 5 фини настройки на ума, които водят към успеха
"Няма връзка с този номер" - отпуската отпуска, ако дава непознати усещания
Какво е предотпускарски синдром и как да го избегнете
"Войната за отпуската" трябва да завърши с поне 10 работни дни
4 минути закъснение - какво пък толкоз се сърди някой? Може да е вродено, но как се преодолява
Гордост и горделивост - разликата определя успеха в кариерата. А скромността вреди
Самопредлагате се? Не е срамно, а води към успех, като го направите по 3 умни начина
Как да се справите с колега критикар
Грешите името на събеседника си?! Голям фал. Трикове да запомняте
