Изходът е да се погрижите за собствената си ефективност в паузите, които остават за същинска работа
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Тази седмица за пет работни дни шефът ви свика четири заседания, повечето продължиха по два часа и на тях постави десетки задачи. Всеки път след това се налагаха бързи оперативки на екипа без него, за да дообсъдите, да направите конкретни планове и да си разпределите кой какво върши. Бързи, бързи, по час и нещо.
После се събирахте да се информирате как вървят нещата, защото следващата седмица шефът свиква нови срещи, на които да обсъждате стари и нови теми.
Междувременно трябваше да изчетете маса имейли от него и от колегите, в които се обобщаваше какво се е говорило, доуточняваха се подробности, задаваха се въпроси, правеха се предложения, постъпваха нареждания.
От съвещания, обсъждания и инструкции време за същинска работа почти не остана. Уж всичко това е точно заради нея, а се оказва, че трябва да зарежете едни задачи и да се заемете с други, които на началника се струват по-важни в момента. Но те и старите вас си чакат.
Ненапразно имате чувството, че работите все повече и повече, а ефективността намалява.
Виновен е шефът ви. Надали ви успокоява това, но не сте служители в уникално положение.
Световно явление
Шефът ви е от породата времеядци, която толкова се е нароила, че е същинска напаст за фирмите. Това е факт от изследване на института "Макинси" сред 1500 мениджъри в цял свят.
Едва 9% от анкетираните ръководители се определят като "много доволни" от разпределението на времето си. По-малко от половината са "донякъде доволни". Около една трета са недоволни.
В проучването само 52% заявяват, че начинът, по който прекарват работното си време, отговаря на стратегическите приоритети на компаниите им.
Стряскащи резултати, които показват колко много шефове се возят в лодката на неефективността, коментират авторите на изследването.
Уви, началниците рядко губят само своето време. По правило те губят и времето на подчинените си. Често единственият начин да не настъпи катастрофа е служителите да полагат свръхусилия и да работят извънредно, за да си изпълнят задълженията. Защото за разлика от мързеливите шефове времеядците са активни, но несъзнаващи лошия си управленски стил.
Понякога, например при проучвания като това на "Макинси", мениджърите може да се замислят дали употребяват работните часове по най-правилния начин и да си признаят грешките. Но във всекидневието рядко се усещат. Напротив - убедени са, че всичко е заради голямото им желание да водят компаниите и екипите към успех.
Експертите от "Макинси" са определили четири типа шефове според основните начини, чрез които прахосват времето на подчинените си.
Интернет наркомани
Този тип прекарва голяма част от работното си време, като общува чрез имейли и по телефона, обяснява Арън де Смет, директор на консултантския офис на "Макинси" в Хюстън.
Не мислете обаче, че вината е в новите технологии. Де Смет твърди, че интернет наркоманът всъщност е по-стар от самия интернет. В по-нискотехнологичните времена този прахосник на време е губил часове, пишейки писма, инструкции, заповеди до персонала.
Основната му характеристика не е пристрастеността към имейла, а прекаленото разчитане на нискокачествена асинхронна комуникация, нежеланието да стане от бюрото и да се срещне с хората лице в лице.
Дърдорковци
Те са типични екстроверти, казва Де Смет. Част от тях изпитват гореща любов към "нетуъркинга" - поддържането на широки контакти.
Може да звучи като чудесно качество на един бизнес лидер, но дърдорковците често прекарват работното време неефективно, защото подчинените им изпитват големи трудности да се свържат с тях - обикновено са на среща.
Този тип шефове поставят прекалено силен фокус върху социалността вместо върху стратегията. Те оставят компанията да плува по течението, без да изпълняват лидерските си задължения, изтъква експертът.
Мажоретки
Това е мениджърът, който отдава повече внимание на комуникацията лице в лице с преките си подчинени, посочва Де Смет.
Чудесно е да мотивираш екипа си, но проблемът е там, че мажоретките прекарват прекалено много време в общуване. Те обясняват, поощряват, мотивират постоянно и с всички сили, но не разбират, че понякога може да оставят служителите сами да си свършат работата.
Проблемът донякъде е в доверието, което този тип началници не изпитват към своя екип.
Пожарникари
Те дават вид, че посвещават време да обмислят с екипа големи, стратегически планове, но накрая го прекарват, като се борят на живот и смърт с последния неочакван проблем, който изисква незабавно внимание. Резултатът за всички е объркан календар, пълен с отложени задачи.
По-дълбокият проблем на този тип времеядци често се оказва неспособността да делегират отговорности. Пожарникарите искат сами да се справят с всичко, дори и някой от подчинените им напълно да е в състояние да разреши проблема.
Това е възможна класификация на начините, по които мениджърите могат да губят време, но често тези начини се комбинират.
Хибриди
Може даже да сте се уредили с шеф, които успява да съчетае всичките изброени начини за изсмукване на време, че и още други.
Например при любимия си нетуъркинг той научава нещо, което му се струва много интересно. Решава, че това е ново направление за работа и свиква екстрено съвещание. Нали си е дърдорко, в приказки минават часове. После успява да обедини най-лошите страни на интернет наркомана, като пише имейли с инструкции и допълнителни изисвания, и на мажоретката, като се опива да води за ръчичка всеки служител при обмислянето и съществяването на новата идея. Накрая всички стават пожарникари, защото докато по волята на шефа са се занимавали с уж стратегически план, са изпуснали текущите задачи.
Основният проблем на началниците времеядци е, че не могат да определят правилно приоритетите. А това е способност, която превръща човека, назначен за шеф, в лидер. Компаниите и екипите, които се ръководят от лидери, преуспяват. Другите в най-добрия случай се справят прилично, най-често със свръхусилия от служителите.
Ако работите с такъв ръководител, възможностите ви да му въздействате са почти никакви. Или трябва да свикнете да се оправяте в това положение, като организирате така собственото си работно време, че да го използвате максимално ефективно и да ви останат "паузи", които шефът ви ще изсмуче. Или трябва да се огледате за място в друга фирма. Първото е трудно, а второто е рисковано, защото нали разбрахте - началниците времеядци са световно явление.
Спестовни трикове
● Ако шефът ви е от интернет наркоманите, създайте си навик да преглеждате бързо съобщенията и да ги класифицирате, като отбелязвате колко спешно трябва да им обърнете внимание. Така няма да зарязвате задачата, по която работите в момента, за да губите време с друга, ако не изисква незабавна реакция. Но нали си знаете - съобщение от шефа не бива да остава дълго непрочетено, каквото и важно да вършите.
● Ако шефът ви е от дърдорковците, който все е в срещи с някакви хора и трудно успявате да се видите с него дори да има спешен проблем за обсъждане, гледайте да се оправяте сами. Като вярвате в професионализма си, ще си спестите време. В много случаи вероятността да сбъркате, като действате, е по-малка от вероятността да сбъркате, като бездействате и го чакате. Освен ако началникът ви не е от онези, които хем вечно нямат време, хем държат подчинените им за всичко да се допитват до тях.
● Ако шефът ви е от мажоретките, премерете точно поведението си, когато той иска да общувате. При личен контакт и на съвещание не бива много да говорите, защото много време ще отиде. Но и не бива да мълчите, за да не реши началникът, че сте апатични към работата, че нямате идеи или даже че него самия пренебрегвате.
Не забравяйте, че типът мажоретка често е приказливец и нарцис - той обича да се изявява пред подчинените си, за да слуша гласа си и да вижда възхищение в техните очи от мъдростта си. Така че гледайте да уцелите колко да участвате, за да не продължи заседанието безкрайно и да трябва да оставате след работно време, за да си свършите работата.
Ако и повечето от колегите ви намерят такава мярка, ще посъкратите говорилнята.
● Ако заради шефа често се налага всички вкупом да
действате като пожарникари, постарайте се предварително да обмислите какво лично вие да направите, за да употребите максимално кратко време.
В "Точният човек" можете да прочетете още:
8 роли в екипа извън длъжностната характеристика - коя сте припознали и води ли към успех
Самолюбие не е мръсна дума, помага за успех в работата
Неочаквани беди от шеф визионер и от микромениджър
Как синдромът на късмета влияе на успеха в кариерата
Наръчник да се оправяте с колега циклофреник
И усамотението е полезно за успех в кариерата
Когато мразите началника, а обичате работата си
13 телесни хитрини помагат на интервю за работа
Как да си вдигнете психическия имунитет за успех в кариерата
