Принцип на Айзенхауер и матрица на Кови или как да класифицирате задачите и да побеждавате
Спешните задачи крещят за внимание и могат да ви подведат, измествайки важните
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Здравето, щастието и успехът в кариерата ви се крепят върху едно ключово умение - да управлявате времето си. Нека това твърдение не ви се вижда пресилено. Помислете колко работа имате да вършите всеки ден и какво се случва, когато не успявате да я свършите - оставате допълнително или си тръгвате, но вечерта не можете да се отпуснете, понеже ви гложди тревогата, че утре задачите ви стават цяла лавина.
За да намалите стреса, трябва да се научите да управлявате времето си. В това влиза да не делите задачите според (не)удоволствието, което доставят, избутвайки назад неприятните (Изяжте жабата - ключов принцип за ефективност и успех в работата и още Техники да се борите с лошия навик да отлагате неприятна работа), писмено да си съставяте списък и на всяка задача да дадете приоритет.
За да не се подхлъзнете и да се захващате с неща, които не ви носят полза, от най-голямо значение е да класифицирате задачите си едновременно по два признака - важност и срочност. Това е единствено верният начин за успех при хората, които имат да вършат много неща, уверяват специалистите по тайм мениджмънт.
Всичките си задачи разделете на 4 групи: срочни и важни; важни, но не-срочни; срочни, но не-важни; не-срочни и не-важни. Тази класификация се нарича принципът на Айзенхауер.
"Аз имам два вида проблеми: спешни и важни. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни", казва в реч през 1954 г. президентът на САЩ Дуайт Айзенхауер. Това дава идея за разработването на принципа, наречен на негово име. Матрицата за управлението на времето при съчетание на задачите по спешност и важност е на Стивън Кови, автор на книгата книга "Седемте навика на високоефективните хора".
Класификацията по двата показателя едновременно е изключително съществена. Иначе е възможно да се подвеждате. Спешни задачи обикновено са ясно забележими и настояват за внимание. Струва ви се, че трябва да ги свършите, ако не - последиците ще са незабавни. Важни задачи обаче са тези, които допринасят за постигането на целите и главните приоритети.
Следователно управлението на времето ще бъде ефективно само ако подредите ангажиментите си, отчитайки и двата показателя. В зависимост от комбинирането по спешност и важност трябва да поместите всяка една задача и дейност в някой от четирите квадрата в матрицата на Кови.
Първостепенни задачи са тези, които са срочни и важни. Опитът да ги отложите ще ви създаде големи проблеми, затова трябва да се заловите незабавно с тяхното изпълнение.
В този квадрат често се наместват ангажименти, които не сте планирали правилно или сте отлагали до последно, включително и заради това, че са ви неприятни.
Тук влизат и задачи, които връхлитат неочаквано - кризисни ситуации, които няма как да се предвидят. Точно заради това е добре при планирането на деня да оставяте известен резерв от време за "пожари". Неслучайно този квадрат в матрицата се нарича "на стреса".
Във втория квадрат са важните, но не-срочни ангажименти. Може да ги отложите, но те са в състояние да окажат влияние върху успеха ви в по-далечен план. Имат и свойството да се превръщат в срочни и важни, ако постоянно ги отлагате.
Задачите тук са най-силно свързани с постигането на висока ефективност и с успеха в професионалния живот.
А най-коварното е, че тъй като не са спешни, много често сте склонни да ги пренебрегвате, особено пък ако са ви неприятни. Стивън Кови предлага да мислите по следния начин: "Кое е нещото, което бихте могли да направите и което, ако го правите редовно, би предизвикало огромна положителна промяна в личния и професионалния ви живот? Дейностите във втория квадрат са от този тип. Ето защо ефективността ви се увеличава, ако ги вършите".
За тези задачи е нужно предварително да планирате време, за да ги свършите. В противен случай задачите от другите квадрати ще вземат превес. "Повечето хора не знаят защо постоянно нямат време за нещата, които са им важни. Те просто реагират на случващото се, вместо да следват приоритетите си, свикнали са на това и не осъзнават, че сами градят такава действителност, в която не искат да живеят", предупреждава бизнес консултантът Лоли Даскал.
Срочните, но не-важни задачи слабо се отразяват на успеха ви. Изпълняването им не води до значим резултат, но може да се отрази отрицателно на вашата ефективност, защото отнема голяма част от времето ви.
Точно това са задачите, които може да опитате да възложите на друг или да намалите количеството им.
"Има хора, които прекарват по-голямата част от времето си в спешния, но маловажен квадрат три, като
се заблуждават, че се намират в квадрат едно. Те реагират предимно на спешните неща, приемайки ги и за важни. Но в действителност тяхната спешност е определена от приоритетите и очакванията на други хора", обяснява Стивън Кови.
За да се справяте с потока от спешни и не-важни задачи, трябва се научите да казвате "Не" на другите - учтиво, но твърдо. (Хлъзгави фрази, когато не искате директно да кажете "не") Иначе рискувате и да работите извънредно, за да се справяте, и кариерата ви да зацикли.
В четвъртия квадрат влизат не-срочните и не-важни дейности - например ненужен телефонен разговор или внимание към човек, който ви губи времето. Те нямат никакво значение и от неизпълнението им не произтичат последствия. Постарайте се да ги зачеркнете. (Първи закон срещу стрес в работата – премахнете излишното)
Нормално е обаче е да посветите известно време на общуване с приятни колеги или на нещо друго отпускащо. При толкова много работа през деня трябва да се награждавате и с малко удоволствие.
В "Точният човек" можете да прочетете още:
Изяжте жабата - ключов принцип за ефективност и успех в работата
Наръчник за оцеляване с шеф "хронометър"
5 безполезни нагласи и 5 фини настройки на ума, които водят към успеха
"Няма връзка с този номер" - отпуската отпуска, ако дава непознати усещания
Какво е предотпускарски синдром и как да го избегнете
"Войната за отпуската" трябва да завърши с поне 10 работни дни
4 минути закъснение - какво пък толкоз се сърди някой? Може да е вродено, но как се преодолява
Гордост и горделивост - разликата определя успеха в кариерата. А скромността вреди
Самопредлагате се? Не е срамно, а води към успех, като го направите по 3 умни начина
Как да се справите с колега критикар
Грешите името на събеседника си?! Голям фал. Трикове да запомняте